Ana içeriğe geç

E-Arşiv Fatura Sistemi

SmartOtel, konaklama tesislerinde e-fatura ve e-arşiv fatura kesimini tam otomatik olarak gerçekleştirir.

OTOM ATİK FATURA KESİMİ

Müşteri check-out yaptığında, fatura otomatik olarak Fatura Yönetimi sayfasında görünür ve tek tıkla kesilebilir!

E-Arşiv Fatura Nedir?​

E-Arşiv Fatura, bireysel müşterilere (TC Kimlik No ile) kesilen elektronik faturadır.

Fatura Türleri​

TürMüşteri TipiKimlikE-Fatura/E-Arşiv
E-ArşivBireyselTC Kimlik NoE-Arşiv
E-FaturaKurumsalVergi NoE-Fatura

SmartOtel, müşteri bilgilerine göre otomatik olarak doğru fatura türünü seçer!

Nasıl Çalışır?​

📋 Sistem Akışı​

graph LR
    A[Müşteri Check-in] --> B[Konaklama]
    B --> C[Check-out]
    C --> D[Fatura Yönetimi'nde Görünür]
    D --> E[Fatura Ön İzleme]
    E --> F[Düzenleme (Opsiyonel)]
    F --> G[Fatura Kes Butonu]
    G --> H[Entegratör API]
    H --> I[Otomatik İmza & Onay]
    I --> J[✅ Fatura Kesildi]

Örnek Senaryo​

Durum:

  • Müşteri: Ahmet YILMAZ
  • Giriş: 31.12.2025
  • Çıkış: 02.01.2026 (2 gece)
  • Gecelik fiyat: 1.500 TL

İşlem:

  1. Check-out Yapılır

    • Müşteri otelden çıkış yapar
    • Sistem otomatik olarak fatura hazırlar

  2. Fatura Yönetimi Sayfası

    • Fatura otomatik olarak bu sayfada görünür
    • Ön izleme yapılabilir

  3. Fatura Detayları

    Müşteri: Ahmet YILMAZ
    TC Kimlik: 12345678901
    Gecelik Fiyat: 1.500 TL
    Gece Sayısı: 2
    Toplam Tutar: 3.000 TL
    KDV (%10): 300 TL
    Genel Toplam: 3.300 TL

  4. Fatura Kesimi

    • Kullanıcı "Fatura Kes" butonuna basar
    • Entegratör üzerinden otomatik imzalanır
    • GİB'e gönderilir
    • ✅ Fatura kesildi!

Fatura Yönetimi Sayfası​

📊 Sayfa Özellikleri​

Fatura Yönetimi sayfasında:

  • ✅ Check-out yapmış tüm müşteriler listelenir
  • ✅ Fatura durumu gösterilir (Kesildi/Bekleniyor)
  • ✅ Toplam tutar otomatik hesaplanır
  • ✅ Ön izleme yapılabilir
  • ✅ Düzenleme yapılabilir
  • ✅ Tek tık ile fatura kesilir

Fatura Otomatik Hesaplama​

Hesaplama Formülü
Toplam Tutar = Gecelik Fiyat × Konaklama Gün Sayısı

Örnek:
- Gecelik: 1.500 TL
- Gün: 2
- Toplam: 1.500 × 2 = 3.000 TL
- KDV (%10): 300 TL
- Genel Toplam: 3.300 TL

Fatura Ön İzleme ve Düzenleme​

👀 Ön İzleme​

Fatura kesmeden önce:

  1. "Ön İzleme" butonuna tıklayın
  2. Fatura detaylarını gözden geçirin:
    • Müşteri bilgileri doğru mu?
    • Tutar hesaplaması doğru mu?
    • KDV oranı doğru mu?

✏️ Düzenleme​

Gerekirse fatura bilgilerini düzenleyebilirsiniz:

  • Müşteri adı/soyadı
  • Adres bilgileri
  • Tutar (indirim uygulama)
  • Açıklama ekle
  • KDV oranı (değiştirilebilir)
TUTAR DEĞİŞİKLİĞİ DİKKAT!

Eğer fatura tutarını değiştirirseniz, konaklama defterindeki tutarla eşleşmeyebilir!

Maliye denetiminde sorun olmaması için:

  • Ya konaklama defterini güncelle
  • Ya da fatura tutarını aynı bırak

Entegratör ile Kesim​

🔗 Entegrasyon​

SmartOtel, entegratör servisiniz üzerinden fatura keser:

Desteklenen Entegratörler:

  • QNB Finans
  • e-Logo
  • Paraşüt
  • EDM Bilişim
  • Luca
  • Hızlı Bilişim

Otomatik İşlemler​

"Fatura Kes" butonuna bastığınızda:

  1. ✅ Fatura bilgileri entegratöre gönderilir
  2. ✅ Entegratör faturayı otomatik imzalar
  3. ✅ GİB'e otomatik gönderilir
  4. ✅ Fatura numarası alınır
  5. ✅ PDF oluşturulur
  6. ✅ SmartOtel'e kaydedilir
  7. ✅ (Opsiyonel) Müşteriye e-posta gönderilir
HIZLI KESİM

Tüm süreç 5-10 saniye içinde tamamlanır!

Maliye Bakanlığı Denetimi​

🔍 Kritik Kontrol Noktası​

ÇOK ÖNEMLİ UYARI

Maliye Bakanlığı denetimlerinde şu görülmüştür:

  1. Denetçi günlük konaklama defterinden rastgele bir müşteri seçer
  2. Bu müşterinin faturasının kesilip kesilmediğini kontrol eder
  3. Tutarları eşleştirir

Sonuç:

  • Konaklama defterindeki tutar = Faturadaki tutar BİREBİR EŞLEŞMEL İ!
  • Aksi halde para cezası kesilir!

Eşleşme Örneği​

Doğru Senaryo ✅

Konaklama Defteri:
- Ahmet YILMAZ, 2 gece, 1.500 TL/gece = 3.000 TL

E-Arşiv Fatura:
- Ahmet YILMAZ, konaklama hizmeti = 3.000 TL (Net)
- KDV %10 = 300 TL
- Toplam = 3.300 TL

✅ Net tutarlar eşleşiyor → Sorun yok!

Yanlış Senaryo ❌

Konaklama Defteri:
- Ahmet YILMAZ, 2 gece, 1.500 TL/gece = 3.000 TL

E-Arşiv Fatura:
- Ahmet YILMAZ, konaklama hizmeti = 2.500 TL (Net)

❌ Tutarlar eşleşmiyor → CEZA!

ÖKC (POS) ile Fatura Kesimi​

💳 Kredi Kartı POS Cihazından Fatura​

Bazı tesisler yazar kasa POS cihazından fatura keser.

Bu Durumda:

  1. ✅ POS cihazından fatura kesilir
  2. ✅ Slip (fiş) çıktısı alınır
  3. ✅ Slip çıktısı, o günün konaklama defteri kağıdına ZIMPARALANıR
  4. ✅ Birlikte arşivlenir
ENTEGRATÖR KULLANMAMAYA GER EK YOK

Eğer ÖKC (POS) üzerinden fatura kesilmiş ise:

  • SmartOtel entegratörü üzerinden tekrar fatura kesmeye gerek YOK
  • Slip çıktısı yeterlidir
  • Ancak mutlaka zımpalanmış olmalı

Slip Zımpalama Örneği​

┌──────────────────────────────────────┐
│   GÜNLÜK KONAKLAMA DEFTERİ          │
│   31.12.2025                        │
├──────────────────────────────────────┤
│ 1  101  Ahmet YILMAZ  ...  1500 TL │
│ 2  102  Mehmet KAYA   ...  1500 TL │
│                                      │
│        [POS SLİP ZIMPALANMİŞ] ←-----│ Slip burada!
└──────────────────────────────────────┘

Toplu Fatura Kesimi​

📦 Birden Fazla Fatura Birden​

Aynı anda birden fazla müşteri için fatura kesebilirsiniz:

  1. Fatura Yönetimi sayfasına gidin
  2. Fatura kesilecek müşterileri seçin (checkbox)
  3. "Toplu Fatura Kes" butonuna tıklayın
  4. Sistem sırayla tüm faturaları keser
TOPLU KESİM AVANTAJI

Gün sonunda tüm check-out'ları tek seferde faturalayabilirsiniz!

Fatura İptal İşlemi​

❌ Hatalı Fatura İptali​

Yanlış fatura kestiyseniz:

  1. Fatura Yönetimi → Faturalar listesi
  2. İptal edilecek faturayı seçin
  3. "İptal Et" butonuna tıklayın
  4. İptal sebebini seçin:
    • Hatalı bilgi
    • Müşteri talebi
    • Tutar hatası
    • Diğer
  5. Onaylayın
İPTAL SÜRESİ

Fatura iptal etmek için yasal süre vardır. Genellikle aynı gün veya 7 gün içinde iptal mümkündür. Entegratörünüze göre değişir.

İptal Sonrası​

İptal edilen fatura:

  • ❌ GİB'de iptal edilir
  • ❌ Geçersiz olur
  • ✅ Yeni fatura kesilebilir

Multi-Platform Destek​

🌐 Her Yerden Fatura Kesin​

SmartOtel fatura sistemi tüm platformlarda çalışır:

  • ✅ Windows Desktop
  • ✅ Web Tarayıcı
  • ✅ Android App
  • ✅ iOS App
  • ✅ macOS Desktop

Ofiste, evde veya mobilde fatura kesebilirsiniz!

Sıkça Sorulan Sorular​

Fatura otomatik kesilir mi?

Hayır. Fatura, check-out sonrası Fatura Yönetimi sayfasında görünür ancak manuel onayınız ile kesilir. "Fatura Kes" butonuna basmanız gerekir.

KDV oranı nedir?

Konaklama hizmetlerinde KDV oranı genellikle %10'dur. Ancak bu değişebilir, güncel oranı muhasebecfinizden öğrenin.

Fatura tutarını değiştirebilir miyim?

Evet, düzenleyebilirsiniz. Ancak dik kat: Konaklama defterindeki tutarla eşleşmeli! Aksi halde Maliye denetiminde sorun yaşarsınız.

ÖKC ile fatura kestim, SmartOtel'den de kesmeli miyim?

Hayır! ÖKC (POS) ile fatura kestiysaniz, SmartOtel entegratöründen tekrar kesmeyiz Sadece slip'i konaklama defterine zımpalayın.

Faturayı müşteriye nasıl gönderirim?

Fatura kesildikten sonra:

  • PDF indirebilirsiniz
  • E-posta ile gönderebilirsiniz
  • WhatsApp ile paylaşabilirsiniz
  • Yazdırıp verebilirsiniz
Fatura iptal ettim, yeniden kesebilir miyim?

Evet. İptal edilen fatura geçersiz olur, aynı müşteri için yeni fatura kesebilirsiniz.

Destek​

E-Arşiv fatura konusunda yardıma mı ihtiyacınız var?

📧 E-posta: bilgi@otelsistem.net
💬 WhatsApp Teknik Destek: +90 531 600 6340
📞 Müşteri Hizmetleri: 0850 307 1885

İlgili Konular​